Vorstandswechsel im Verein: So geht das Digitale nicht verloren

Beim Vorstandswechsel denken die meisten an Vereinsregister, Bank und Protokoll. Verloren gehen dagegen oft die digitalen Dinge: Die Internetadresse läuft auf jemanden aus dem früheren Vorstand, das Postfach hängt an dessen privater E-Mail, und die Rechnung für den Speicherplatz geht vom Privatkonto ab. Tritt diese Person aus, steht der Verein vor verschlossener Tür. Mit unserer kostenlosen Übergabe-Checkliste erfassen Sie alles in einer halben Stunde.

Was zur digitalen Übergabe gehört

• Internetadresse (Domain): ohne sie keine Website und keine E-Mail unter dem Vereinsnamen.
• Website: Wer kann Termine und Texte ändern, beim Baukasten oder beim Dienstleister?
• E-Mail-Postfächer: vorstand@ oder info@, samt der Adresse, an die das Zurücksetzen von Passwörtern geht.
• Google-Eintrag, soziale Netzwerke, Messenger-Gruppen: Wer ist dort Administrator?
• Vereinssoftware, Online-Zugang zum Konto, Dateien und Fotos.
• Verträge mit laufenden Kosten: Abos, Lizenzen, Telefon.

Drei Fragen je Zugang

1. Auf wen läuft es? Auf den Verein oder auf eine Privatperson?
2. Wer kommt hinein? Mindestens zwei Personen sollten Zugang haben.
3. Wer zahlt? Läuft eine Rechnung über ein Privatkonto oder eine private Kreditkarte, endet sie oft unbemerkt mit dem Austritt.

Die häufigsten Stolperfallen

• Adresse auf eine Privatperson gebucht: Sie gehört dann rechtlich dieser Person. Stellen Sie den Inhaber rechtzeitig auf den Verein um.
• Postfach an eine private E-Mail gekoppelt: Wer das Passwort vergisst, bekommt den Link zum Zurücksetzen an eine Adresse, auf die der Verein keinen Zugriff hat.
• Nur ein Administrator: bei der Facebook-Seite, der WhatsApp-Gruppe oder dem Google-Eintrag. Ernennen Sie eine zweite Person.
• Passwörter im Kopf: Halten Sie fest, wo sie liegen, und ändern Sie sie nach der Übergabe.

So gehen Sie vor

1. Vor der Wahl: Die Checkliste mit dem bisherigen Vorstand durchgehen und alles eintragen, was bekannt ist.
2. Umstellen: Was privat läuft, auf den Verein umstellen. Zweite Person mit Zugang eintragen.
3. Übergeben: Die Übersicht an den neuen Vorstand schicken oder dem Protokoll beilegen.
4. Nach der Wahl: Passwörter ändern, frühere Vorstände als Administratoren austragen.

Das Formale gehört natürlich dazu: Den neuen Vorstand melden Sie beim Vereinsregister des Amtsgerichts an, in öffentlich beglaubigter Form, in der Regel über einen Notar. Bei der Bank tragen Sie die neuen Vertretungsberechtigten ein. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel hilft Ihr Dachverband.

Damit es beim nächsten Wechsel einfacher wird

Bei unserer Vereinsseite läuft die Internetadresse auf den Verein bei einem Anbieter Ihrer Wahl. Änderungen schicken Sie per E-Mail oder im Kunden-Portal, ohne Zugangsdaten zur Technik. Wechselt der Vorstand, sagen Sie uns, wer neu zuständig ist. Was neue Mitglieder auf einer Vereinsseite suchen, steht in Website für den Verein. Für den Schaukasten gibt es unseren kostenlosen Vereins-Aushang. Erzählen Sie uns von Ihrem Verein.